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Titre d'emploi :
Secrétaire de haute direction (Logistique et approvisionnements)
Appellation à l'interne :
Technicien(ne) en administration
Type de poste :
Personnel non syndiqué
Numéro de référence :
CNS-22-5329
Direction :
Approvisionnement et de la logistique hospitalière
Service :
Site :
CHUM
Statut de l’emploi :
Permanent- Temps complet
Nombre de jours  :
5
Quart de travail :
Jour
Horaire de travail :
Catégorie d'emploi  :
Soutien administratif
Nombre d'emplois disponibles :
1
Fin d’affichage :
2022-11-30
Échelle salariale :
24.21$ à 32,32$ selon l'expérience
Description du poste :
La personne titulaire du poste assiste son supérieur immédiat dans ses tâches administratives et dans sa gestion du temps. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à la direction et en assure le suivi. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées à la direction. Elle collabore à diverses tâches administratives en support l'équipe de direction du directeur. Elle effectue toutes les tâches de bureautique connexes.

Au quotidien, vous:
• Agirez comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en vous assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser;
• Gèrerez la correspondance, préparerez des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assurerez le suivi auprès des différentes ressources de votre direction, d’autres directions ou d’organismes externes;
• Assisterez aux réunions ciblées par votre supérieur, ferez la prise de notes directement sur un portable, rédigerez les comptes-rendus et effectuerez les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés;
• Pourriez être appelé(e) à rédiger un compte-rendu à partir d’enregistrements ou de notes prises par un gestionnaire ou votre supérieur;
• Élaborerez des tableaux pour suivis, des graphiques et des présentations ou tout autre document administratif, à la demande de votre supérieur;
• Organiserez des visioconférences et assurerez l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.);
• Assurerez la gestion de l’agenda de votre gestionnaire et planifierez les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres
Exigences :
• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent
ou
• Détenir une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents (800) heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé
• Posséder un minimum de 3 ans d’expérience dans un emploi similaire ou comparable au sein d’une équipe de direction et dans une organisation d’envergure;
• Avoir de l'expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux et connaître les systèmes GRM et Espresso considérés comme des atouts;
• Maîtriser la langue française (niveau supérieur);
• Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement les comptes-rendus;
• Maîtriser la suite Office (Word et Excel de niveau intermédiaire et Powerpoint de base);
• Posséder une vitesse de frappe de 45 mots/minute;
• Maîtrise de l'anglais parlé et écrit (Niveau 2);
• Preuve de vaccination contre la COVID-19 (Obligatoire)

COMPÉTENCES RECHERCHÉES:

• Démontrer de la facilité pour le travail d’équipe et les communications;
• Démontrer une bonne capacité d’analyse et de synthèse;
• Avoir des aptitudes marquées en gestion de priorités avec la capacité de mener simultanément plusieurs dossiers;
• Posséder le sens de l’organisation et faire preuve d’autonomie, d’initiative et de disponibilité;
• Respect de la confidentialité et éthique professionnelle exemplaires;

Les candidats seront soumis à des tests et à une entrevue de sélection.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour un test ou une entrevue.

Le CHUM applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les autochtones, les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le MIDI : www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/fr/emploi/evaluation-comparative/index.html.

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